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Die Administration des Wuppertal Instituts ist eine schlanke Verwaltung, die im Wesentlichen aus der Projektverwaltung, der Buchhaltung und dem Personalwesen besteht.
Aufgrund der Rechtsform als gemeinnützige GmbH unterliegt das Wuppertal Institut den Vorschriften des Handelsgesetzbuches und bilanziert nach den Vorschriften für große Kapitalgesellschaften. Gleichzeitig sind alle zuwendungs- und haushaltsrechtlichen Vorschriften zu beachten. Daher werden besonders hohe Anforderungen an das Finanz- und Rechnungswesen gestellt.
Die Projektverwaltung unterstützt die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bei der Akquisition von Projekten und übernimmt die administrative Abwicklung und Abrechnung zum Teil sehr umfangreicher Drittmittelprojekte. Durchschnittlich werden jährlich 120 Projekte bearbeitet.
Das Wuppertal Institut beschäftigt im Jahr durchschnittlich etwa 170 Personen, die von der Personalverwaltung betreut werden. Die Personalstruktur setzt sich wie folgt zusammen: Etwa 85 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, 50 studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte und 35 Nicht-Wissenschaftler/-innen (Sekretariate, Mitarbeiter/-innen der Serviceabteilungen sowie Verwaltung). Daneben werden gleichzeitig mehrere Doktorand(inn)en, Diplomand(inn)en und Praktikant(inn)en betreut.
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Das Wuppertal Institut arbeitet gemäß seinem Gründungsauftrag als Mittler zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Politik. Um dieser Mittlerrolle gerecht werden zu können, ist eine hohe Qualität der Kommunikation nach innen und außen gefragt.
Dazu gehört die Fähigkeit, auch komplexe wissenschaftliche Sachverhalte mittels eingängiger Formulierungen und aussagekräftiger Bilder so zu fassen, dass sie nicht nur in Fachkreisen verständlich sind. Hierbei beschreitet das Wuppertal Institut häufig neue Wege in der praxisorientierten Wissenschaftskommunikation.
Um diese Kompetenzen zu bündeln und noch effizienter nutzbar zu machen, sind Öffentlichkeitsarbeit, Bildstelle, Bibliothek, Informationsmanagement und EDV zum Bereich "Wissenschaftliche Dienste" zusammengefasst.
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